АДМИНИСТРАЦИЯ муниципального района Похвистневский Самарской области ПОСТАНОВЛЕНИЕ _____10.12.2012_ № _922______ г. Похвистнево Об утверждении административного регламента предоставления муниципальной услуги «Консультации и разъяснения по работе с документами сотрудникам муниципальных организаций»

В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 года  № 210-ФЗ                      «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», руководствуясь ст. 26, 27  Устава района,  Администрация муниципального района Похвистневский

П О С Т А Н О В Л Я Е Т:

1. Утвердить прилагаемый административный регламент предоставления муниципальной услуги «Консультации и разъяснения  по работе с документами сотрудникам муниципальных организаций».

2. Опубликовать настоящее Постановление в средствах массовой информации и разместить на официальном сайте Администрации района.

3. Постановление вступает в силу со дня официального опубликования.

4. Контроль за исполнением настоящего Постановления возложить                        на заместителя Главы района, руководителя аппарата Администрации муниципального района Похвистневский Дудилякову О.А.

5.   Постановление от 17.05.2011 № 331 «Об утверждении административных регламентов исполнения муниципальных услуг архивным отделом Администрации  района» считать утратившим силу.

Глава района                                                                           Ю.Ф.Рябов

УТВЕРЖДЕН

Постановлением Администрации

муниципального района Похвистневский

от  ___10.12.2012  № 922______

Административный регламент

предоставления муниципальной услуги

«Консультации и разъяснения по работе с документами

сотрудникам муниципальных организаций»

I. Общие положения

1.1. Настоящий административный регламент предоставления муниципальной  услуги «Консультации и разъяснения по работе с документами сотрудникам муниципальных организаций» (далее – административный регламент) разработан в целях повышения качества предоставления муниципальной услуги «Консультации и разъяснения по работе с документами сотрудникам муниципальных организаций» (далее – муниципальная услуга), определяет основные требования к предоставлению муниципальной услуги, повышения качества исполнения и доступности результатов предоставления муниципальной услуги, определяет сроки и последовательность действий (административных процедур).

1.2. В настоящем административном регламенте используются следующие термины и понятия:

муниципальная услуга, предоставляемая органом местного самоуправления (далее – муниципальная услуга) – деятельность по реализации функций органа местного самоуправления, которая осуществляется по запросам заявителей в пределах полномочий органа, предоставляющего муниципальные услуги, по решению вопросов местного значения;

заявитель – физические или юридические лица, либо их уполномоченные представители, индивидуальные предприниматели, обратившиеся в орган, предоставляющий муниципальные услуги, либо в организации, предоставляющие муниципальные услуги, с запросом о предоставлении муниципальной услуги, выраженным в письменной или электронной форме.

1.3.   Получателями муниципальной услуги являются территориальные органы федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, иные государственные органы Российской Федерации, расположенные на территории Похвистневского района, органы местного самоуправления, организации и общественные объединения (далее – организации), включенные в список источников комплектования архивного отдела  в установленном порядке, а также ликвидированные организации при отсутствии правопреемника или вышестоящего органа организации.

1.4. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:

Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»;

Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации оказания государственных и муниципальных услуг»;

Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»;

Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2007 № 1182 «Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения»;

Законом Самарской области от 12.05.2005 № 109-ГД «Об архивном деле   в Самарской области»;

Законом Самарской области от 16.03.2007 № 16-ГД «О наделении органов местного самоуправления на территории Самарской области отдельными государственными полномочиями в сфере архивного дела»;

Уставом муниципального района Похвистневский, принятым Собранием представителей Похвистневского района 26.05.2005;

Постановлением Администрации муниципального района Похвистневский                 от 26.11.2007 № 1369 «Об утверждении Положения об архивном отделе Администрации муниципального района Похвистневский».

1.5.  Информирование о правилах предоставления муниципальной услуги осуществляется работниками архивного отдела.

Заявители могут получить информацию по вопросам предоставления муниципальной услуги, в том числе о ходе предоставления муниципальной услуги:

— по телефону – должностные лица архивного отдела дают исчерпывающую информацию по вопросам предоставления муниципальной услуги;

—  по письменному обращению согласно приложению 1 –  ответ направляется                 в срок, не превышающий 30 дней со дня регистрации обращения;

—  в электронном виде –  ответ направляется заявителю на электронный адрес, указанный в заявлении, в срок, не превышающий 30 дней со дня поступления обращения;

— при личном обращении – прием осуществляется начальником архивного отдела по адресу: Самарская область, г. Похвистнево, ул. Мира, д.20;

— в электронном виде в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» (далее – сеть «Интернет»);

—  в федеральной государственной информационной системе «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)» (далее – Единый портал государственных и муниципальных услуг) – http://www.gosuslugi.ru;

— в региональной системе Единого портала государственных и муниципальных услуг «Портал государственных и муниципальных услуг Самарской области» (далее  — Портал государственных и муниципальных услуг Самарской области) — http://www.pgu.samregion.ru и http://www.uslugi.samregion.ru.

1.6. Информирование о предоставлении муниципальной услуги, а также предоставленные гражданам в ходе консультаций формы документов и информационно-справочные материалы являются бесплатными.

1.7. Сведения о месте нахождения, графике работы, номерах справочных телефонах уполномоченного органа, осуществляющего предоставление муниципальной услуги, находятся в помещении уполномоченного органа,                          на информационных стендах.

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги – «Консультации и разъяснения по работе с документами сотрудникам муниципальных организаций».

2.2. Муниципальную услугу предоставляет архивный отдел Администрации муниципального района Похвистневский Самарской области (далее – архивный отдел).

Местонахождение архивного отдела и его почтовый адрес: 446452, Самарская область, г. Похвистнево, ул. Мира, д.20.

Телефоны: 8 (84656) 2 37 66, 8 (84656) 2 46 52,   факс 2 37 66.

Электронный адрес: arhiv_pr@mail.ru

2.3. График (режим) работы архивного отдела:

приёмные дни: понедельник – с 10.00 до 17.00,

среда – с 8.00 до 17.00,

пятница – с 8.00 до 12.00, обеденный перерыв – с 12.00 до 13.00.

Выходной: суббота, воскресенье.

2.4. Результатом предоставления муниципальной услуги является:

— составление сотрудниками учреждений, организаций  описей дел постоянного и временного срока хранения (свыше 10 лет), в том числе                      по личному составу (далее – описи);

—  актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (далее – акты).

2.5. Срок предоставления муниципальной услуги составляет не более 5 дней со дня регистрации запроса.

2.6. Основанием для предоставления муниципальной услуги является:

— письмо-запрос о предоставлении муниципальной услуги (приложение  1);

— описи (приложение 2) и акты (далее – документы), которые могут быть доставлены посредством почтовой, фельдъегерьской, курьерской связи, непосредственно представителем заявителя.

2.7. Перечень требуемых от Заявителя документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги:

— запрос в адрес архивного отдела согласно приложению 1;

— документ, удостоверяющий личность получателя муниципальной услуги.

2.8. Для предоставления муниципальной услуги не требуется получения услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги.

2.9. Перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги:

—     оформление представленных документов с нарушением требований нормативных правовых актов, указанных в пункте 1.4. настоящего регламента,                    а также следующих нормативных и методических документов: ГОСТа                          Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации                 от 15.06.2009 № 477; Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного руководителем Росархива 6 октября 2000 г.; Основных правил работы ведомственных архивов (одобрены коллегией Главархива СССР 28 августа 1985 г., приказ Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. № 263); Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 6 февраля                   2002 г.);

—     представление  неполного количества экземпляров описей и актов;

— в обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью, и имуществу должностного лица, а также членов его семьи. В данном случае обращение остается без ответа по существу поставленных в нем вопросов, а Заявителю, направившему обращение, сообщается о недопустимости злоупотребления правом;

— текст письменного обращения не поддается прочтению. В данном случае ответ на обращение не дается, оно не подлежит направлению на рассмотрение, о чем сообщается Заявителю, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

2.10. Основанием отказа в предоставлении муниципальной услуги является:

— обнаружение в представленных документах технических ошибок;

— несоответствие представленных документов требованиям действующего законодательства.

2.11. Муниципальная услуга предоставляется архивным отделом бесплатно.

2.12. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче документов                       на получение  муниципальной услуги не должен превышать 15 минут.

2.13. Максимальный срок ожидания в очереди при получении результата предоставления  муниципальной услуги не должен превышать 15 минут.

2.14. Требования к местам предоставления муниципальной услуги.

Помещения по предоставлению муниципальной услуги должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам, СНИПам, требованиям техники безопасности и пожарной безопасности.

2.15. Показатели доступности и качества муниципальных услуг.

Качественной предоставляемая муниципальная услуга признаётся                           при предоставлении услуги в сроки, определённые п.2.5.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      настоящего административного регламента, и при отсутствии жалоб                                   со      стороны потребителей на нарушение требований стандарта предоставления муниципальной услуги.

2.16. Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления муниципальных услуг в электронной форме:

2.16.1. Информирование заявителей о порядке предоставления муниципальной услуги осуществляется в виде:

— индивидуального информирования;

— публичного информирования.

Информирование проводится  в форме:

— устного информирования,

— письменного информирования.

2.16.2. Индивидуальное устное информирование о порядке предоставления муниципальной обеспечивается должностными лицами, осуществляющими предоставление муниципальной услуги (далее – должностные лица) лично, либо по телефону.

2.16.3. Заявитель имеет право на получение сведений о стадии прохождения его обращения.

2.16.4. При информировании Заявителя о порядке предоставления муниципальной услуги должностное лицо сообщает информацию по следующим вопросам:

— категории Заявителя, имеющих право на получение муниципальной услуги;

— перечень документов, требуемых от Заявителя, необходимых для получения муниципальной услуги;

— требования к заверению документов и сведений;

— входящие номера, под которыми зарегистрированы в системе делопроизводства заявления и прилагающиеся к ним материалы;

—  необходимость предоставления дополнительных документов и сведений.

Информирование по иным вопросам осуществляется только на основании письменного обращения.

При ответе на телефонные звонки должностное лицо должно назвать фамилию, имя, отчество, занимаемую должность и наименование структурного подразделения, предложить гражданину представиться и изложить суть вопроса.

Должностное лицо при обращении с Заявителем (по телефону или устно) должно корректно и внимательно относиться к Заявителю, не унижая его чести и достоинства. Устное информирование о порядке предоставления муниципальной услуги должно производиться с использованием официально-делового стиля речи. Во время разговора необходимо произносить слова чётко, избегая «параллельных разговоров» с окружающими людьми и не прерывать разговор по причине поступления звонка на другой аппарат.

Должностное лицо, осуществляющее устное информирование о порядке предоставления муниципальной услуги, не вправе осуществлять информирование Заявителя, выходящее  за рамки стандартных процедур и условий предоставления муниципальной услуги  и прямо и косвенно влияющее на индивидуальное решение гражданина.

Должностное лицо, осуществляющее индивидуальное устное информирование о порядке предоставления муниципальной услуги, должно принять все необходимые меры для полного и оперативного ответа на поставленные вопросы. В случае невозможности предоставления полной информации должностное лицо, осуществляющее устное информирование, должно предложить гражданину обратиться за необходимой информацией в письменном виде, либо назначить другое удобное для него время для устного информирования по интересующему его вопросу.

2.16.5. Индивидуальное письменное информирование о порядке предоставления муниципальной услуги при письменном обращении гражданина в орган, предоставляющий муниципальную услугу, осуществляется путём направления ответов почтовым отправлением, а также электронной почтой.

При индивидуальном письменном информировании ответ направляется Заявителю в течение 30 дней со дня регистрации обращения.

Если для предоставления муниципальной услуги необходимо истребование дополнительных материалов, либо принятие мер, срок предоставления муниципальной услуги может быть продлён с обязательным уведомлением потребителя.

2.16.6. Публичное информирование о порядке предоставления муниципальной услуги осуществляется посредством размещения соответствующей информации                   в средствах массовой информации, на официальном сайте Администрации муниципального района Похвистневский в сети Интернет: www.pohr.ru или                        на портале государственных и муниципальных услуг: www.gosuslugi.ru,  а также                  на информационных стендах в местах предоставления муниципальной услуги.

2.16.7. На портале государственных и муниципальных услуг: www.gosuslugi.ru заявителю предоставляется возможность копирования и заполнения в электронном виде формы запроса о предоставлении муниципальной услуги, формы описи                    (Приложение 1  и Приложение 2 к настоящему административному регламенту). Информация о ходе предоставления муниципальной услуги направляется Заявителю по адресу электронной почты, указанному в заявлении.

2.17. Муниципальная услуга может предоставляться на базе многофункционального центра предоставления государственных и муниципальных услуг в соответствии с Федеральным законом от 27.07.10 № 210-ФЗ «Об организации представления государственных и муниципальных услуг», настоящим административным регламентом и соглашением о межведомственном взаимодействии.

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных

процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности

выполнения административных процедур в электронной форме

3.1. Основанием для начала предоставления муниципальной услуги является обращение заявителя в архивный отдел с приложением полного пакета документов, указанных в п. 2.7. настоящего административного регламента (путём личного обращения, письменно почтовым отправлением  или по электронной почте).

3.2.   Предоставление муниципальной услуги предполагает осуществление следующих административных процедур:

—  консультации, разъяснения по изучению состава и содержания документов организаций, их экспертной оценке, по проведению комплекса работ                                 по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению единиц хранения (дел);

—     регистрация представленных в архивный отдел описей (приложение 2)            и актов от органов и организаций;

— рассмотрение представленных документов начальником архивного отдела;

—     оформление  начальником отдела заключения на представленные описи и акты, передача их заявителю.

Предоставление муниципальных услуг в электронной форме осуществляется   в соответствии с законодательством Российской Федерации Российской Федерации и законодательством Самарской области. Состав административных процедур, предоставляемых в электронном виде, а также действий заявителя на получение информации о предоставлении услуги в электронном виде определяется                               в соответствии с содержанием этапов перехода на предоставление муниципальной услуги в электронном виде.

3.3.   Документы в архивный отдел поступают с сопроводительным письмом                  на официальном бланке организации.

3.4.   Сотрудник архивного отдела, обеспечивающий прием и регистрацию почтовой корреспонденции, регистрирует поступившие документы в течение одного дня  и направляет их начальнику архивного отдела.

3.5.   Начальник архивного отдела проверяет комплектность и правильность оформления описей и актов, поступивших на рассмотрение, полноту и качество их содержания.

3.6.   Начальник архивного отдела готовит заключение на представленные документы и направляет в организацию вместе с сопроводительным письмом            в случае надлежащего оформления документов,

или направляет в организацию, их представившую, на доработку при выявлении некомплектности документов и (или) их несоответствия требованиям, указанным в пункте 2.9. настоящего регламента.

3.7.   Срок подготовки заключения не может превышать более 30 дней                 с момента  регистрации представленных в архивный отдел документов.

3.8.   Документы, направленные на доработку, поступают на повторное рассмотрение в архивный отдел вместе с сопроводительным письмом организации, их представившей. Срок повторного рассмотрения документов и подготовки заключения не может превышать более 10 дней с момента их регистрации.

4. Формы контроля за исполнением административного регламента

4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, и принятием решений осуществляется заместителем Главы района, руководителем аппарата Администрации района, начальником архивного отдела.

Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги, проверок соблюдения и исполнения сотрудниками положений настоящего регламента.

4.2. Проведение текущего контроля должно осуществляться не реже двух раз в год. Текущий контроль может быть плановым (осуществляться на основании полугодовых или годовых планов работы отдела) и внеплановым (проводиться по конкретному обращению Заявителя или иных заинтересованных лиц). При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с предоставлением муниципальной услуги (комплексные проверки), или вопросы, связанные с исполнением отдельных административных процедур (тематические проверки).

4.3.  Специалист  отдела, ответственный за предоставление   муниципальной услуги несет персональную ответственность за:

—    соблюдение сроков, порядка приема документов;

—    соблюдение     настоящего   административного      регламента                           в   соответствии  с законодательством.

Персональная ответственность должностного лица (специалиста) архивного отдела закрепляется в их должностных инструкциях в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования действия решений и действий (бездействия) органа Администрации района, а также должностных лиц, муниципальных служащих

5.1. Заинтересованные лица имеют право на обжалование действий (бездействия), решений, принятых (осуществляемых) в ходе исполнения функции в досудебном (внесудебном) или судебном порядке.

5.2. Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является поступление жалобы.

Заявители могут обжаловать в следующем порядке действия или бездействия должностного лица (специалиста):

— специалистов архивного отдела – начальнику архивного отдела;

— начальника архивного отдела – заместителю Главы района, руководителю аппарата Администрации района;

— заместителя Главы района, руководителя аппарата Администрации района – Главе района.

5.3. Жалоба на действия (бездействие) должностных лиц Администрации муниципального района Похвистневский, муниципальных служащих, непосредственно исполняющих муниципальную функцию, принятые ими решения при осуществлении муниципальной услуги может быть подана в досудебном (внесудебном) порядке Главе муниципального района Похвистневский.

5.4. Жалоба, поданная в письменной форме, должна содержать:

— наименование органа местного самоуправления, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица;

— фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии)  лица, подавшего жалобу, почтовый адрес, по которому должны быть отправлен ответ, уведомление о переадресации обращения;

— существо жалобы;

— личную подпись (подпись уполномоченного представителя) и дату;

— иные документы и материалы либо их копии (в случае подтверждения своих доводов).

5.5. Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы:

— представлять дополнительные документы и материалы либо обращаться с просьбой об их истребовании;

— знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения жалобы, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц, и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

5.6. Жалоба не подлежит рассмотрению и возвращается заявителю в случаях, если:

— в жалобе не указана фамилия заявителя, направившего жалобу, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

— жалоба содержит нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи (заявителю направляется сообщение о недопустимости злоупотребления правом);

— текст жалобы не поддается прочтению (жалоба возвращается заявителю, если его фамилия и почтовый адрес поддается прочтению);

— в жалобе содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства;

— разглашаются сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну (сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений).

5.7. Поступившая жалоба рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации.

5.8. Решения, действия (бездействие) Администрации, органа Администрации, должностного лица Администрации, могут быть обжалованы заинтересованными лицами в судебном порядке.

5.9. Заявление может быть подано гражданином в суд в течение трех месяцев со дня, когда ему стало известно о нарушении его прав и свобод по месту его жительства.

5.10. В случае если действия (бездействие), принятое решение в ходе предоставления муниципальной услуги, затрагивает права и законные интересы в сфере предпринимательской и иной экономической деятельности, заявление направляется в арбитражный суд в течение трех месяцев со дня, когда гражданину стало известно о нарушении его прав и свобод по месту его жительства.

Приложение 1

Начальнику архивного отдела

Администрации

муниципального района

Похвистневский

ЗАПРОС

____________________________________________________________________

название организации (учреждения)

________________________________________________________________________________

просит рассмотреть описи документов ___________________________________

название организации (учреждения)

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

за ________________________ годы в количестве __________________________

цифрами и прописью

____________________________________________________________ единиц хранения.

Наименование должности руководителя                       Подпись                      Расшифровка подписи

Инициалы и фамилия исполнителя

Телефон

Приложение  2

__________________________________________                  УТВЕРЖДАЮ

(наименование организации)                                           Наименование должности

руководителя организации

Подпись       Расшифровка

подписи

Дата

Фонд     № ____________

ОПИСЬ № ____________

дел постоянного хранения

за ________________  год

№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	Приме- чание
1	2	3	4	5	6

В данный раздел описи внесено _____________________________________ дел,

(цифрами и прописью)

с № ________________________ по № _______________________, в том числе:

литерные номера: _____________________________________________________

пропущенные номера: _________________________________________________

свободные номера: ____________________________________________________

Опись составила

Наименование должности                            Подпись                             Расшифровка подписи

Ответственная за архив

Наименование должности                            Подпись                             Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК ___________________________ (наименование ___________________________ организации) ___________________________ от ____________№ ____

УТВЕРЖДЕНО Протоколом ЭПК при управлении государственной архивной службы Самарской области от ______________ № _

УТРАТИЛО СИЛУ ПОСТАНОВЛЕНИЕМ №776 ОТ 19.09.2014