27 марта в большом зале Администрации муниципального района Похвистневский состоялся семинар с ответственными за архивы организаций- источников комплектования архивного отдела муниципального района Похвистневский на тему «Итоги паспортизации архивов организаций – источников комплектования и перспективы развития архивного дела в муниципальном районе Похвистневский».
С итогами работы архивной службы Похвистневского района за 2016 год  присутствующих познакомила заведующая архивным отделом Колесникова Л.А.
Проведенная в ноябре, декабре прошлого года паспортизация архивов организаций показала, что условия хранения документов  в организациях удовлетворительные, а также выявила архивные документы, которые предстоит обработать и включить в состав Архивного фонда Самарской области  в соответствии с графиком заседаний экспертно – проверочной комиссии (ЭПК) при управлении государственной архивной службы Самарской области.
В докладе Колесникова Л.А. отметила значимость качественного составления номенклатуры дел организаций для более полного отбора документов на хранение.
В связи с изменениями сроков хранения документов по личному составу организациям предложено пересоставить номенклатуры дел и представить  на согласование в архивный отдел.
В 2017 году архивным отделом планируются 2 проверки состояния архива и делопроизводства  организаций.
Ответственным за архивы Администраций сельских поселений дано указание в срок до 1 августа провести научно-техническую обработку документов органов местного самоуправления сельских поселений.
Согласно плану работы архивного отдела приём на хранение в архивохранилище документов организаций-источников комплектования за 2011 год намечена на  4 квартал.
По второму вопросу повестки дня «Опыт работы ответственного за архив организации» выступили: заместитель Главы сельского поселения Малое Ибряйкино Ульдярова Ирина Ноевна, инспектор отдела кадров сельскохозяйственной артели (колхоза) «Дружба» Поргунева Надежда Юрьевна.
Ирина Ноевна рассказала присутствующим об условиях хранения документов в архиве поселения, о взаимодействии членов экспертной комиссии при обработке архивных документов.
Эмоциональное выступление Надежды Юрьевны не оставило равнодушными присутствующих на семинаре. Надежда Юрьевна посоветовала  ответственным  за архивы «не сидеть в должниках»,  а  своевременно заниматься  отбором документов на хранение, подшивкой, оформлением дел и составлением описей, не забывать  вносить изменения в номенклатуру дел организации. (Выступление Надежды Юрьевны на семинаре опубликовано полностью  под заголовком «История для детей и внуков»).
Изучению методических рекомендаций по составлению описей и научно-справочного аппарата к ним, разработанных управлением государственной архивной службы Самарской области, была посвящена слайдовая презентация заведующей архивным отделом, которая и завершила работу семинара.

История для детей и внуков
Доклад Поргуневой Надежды Юрьевны, ответственной за архив и делопроизводство сельскохозяйственной артели (колхоза)  «Дружба»,
на семинаре 27 марта 2017 года

Делают историю народы, поколения, а закрепляют все это на бумаге  работники архива. Это и правда нелегкий труд — очень ответственный и требующий большого терпения.
Чем я руководствуюсь в своей работе как ответственного за архив? Только тем, что зафиксированный на бумаге факт — самый важный и нужный документ в истории.
В моей деревне всего 27 домов. Очень люблю свою деревню, там родилась и выросла. Но когда образовалась Филипповка точно неизвестно. Историк-краевед Ендураев Василий Алексеевич отразил в своих документах, что это происходило где-то в 1924-1925 годах, но документы, подтверждающие эти события, не сохранились. Кто-то принимал решения по поводу заселения  малых деревень. И если бы эти решения, которые легли на лист бумаги, сохранились, цены бы не было таким документам.   И многие поселки, деревни и села имели бы свою дату рождения. Если бы в прошлом к архивным документам относились также, как мы сейчас – трепетно и ответственно.
Немного истории — с чего начинала я. Пришла  работать  в колхоз  « Заветы Ленина» в   апреле 1993 года совершенно из другой сферы деятельности. На  момент трудоустройства  моя  предшественница  только сдала документы колхоза  в архив. В течение некоторого времени  с делопроизводством худо-бедно я  «подружилась», а вот звонок  от заведующей архивным отделом по поводу   отбора  документов на постоянное и долговременное хранение стал настоящей катастрофой.
Тогда не было персональных компьютеров, все печаталось на пишущей машинке. Единственная ошибка, и весь лист  приходилось перепечатывать. Благодарю всех,  кто мне помог справиться с этой огромной работой над собой: специалиста тогда еще Ахратской волости, а ныне заместителя главы поселения Среднее Аверкино Просвиркину Фаину Михайловну, заведующую архивным отделом Надежду Александровну  Полникову.
Научиться работать с документами, отбирать их,  правильно  подшивать, оформлять дела, составлять описи, оказалось делом непростым и нелегким. Из года в год я  набиралась опыта, и со временем стало всё получаться.
Но и сегодня постоянно консультируюсь с нашими специалистами районного архива. Много информации можно получить из интернета, но доступно и понятно смогут объяснить только архивисты архивного отдела. Самое главное не запускать  работу с документами,   своевременно отбирать и сдавать на постоянное хранение, не ходить в должниках.
В декабре 1996 года колхоз «Заветы Ленина» был реорганизован в сельскохозяйственную артель (колхоз) «Дружба».
В архивном отделе   фонд сельхозартели числится под номером Р-95.
Первый паспорт архива был заполнен в 1983 году.  На сегодняшний день по описям хранятся 387 дел постоянного хранения и 304 дела по личному составу. Начальные даты  дел постоянного  хранения значатся с 1952 года, по личному составу —  с 1954 года.
Обрабатываю документы один раз в 2 года. Можно этим заниматься ежегодно, но выбрала для себя оптимальный вариант: не так много документов приходиться отбирать и подшивать. В среднем  за год  образуется не менее 15 дел постоянного хранения , по личному составу – не менее 7 дел.
Я не требовательна к другим, но очень строга и самокритична  к себе.  Поэтому всё, что, должны делать мои специалисты, делаю сама от начала до конца: отбираю, подшиваю,  описываю и т.д.
На сегодня  документы отбираются  по  номенклатуре дел, в которой 9 разделов: руководство, главный инженер, цех растениеводства, цех животноводства, бухгалтерия,  экономист, инженер по охране труда, ветврач, инспектор по кадрам. Номенклатуру согласовываю с архивным отделом один раз в 5 лет, но изменения вношу   по мере необходимости. Спасибо специалистам  хозяйства, что собирают документы и не уничтожают их без моей консультации.
В здании правления для архива хозяйства отведен небольшой кабинет площадью 8 квадратных метра. Правда, отремонтировать мне его пришлось самой,  но теперь там светло и чисто.  В архиве хранится личный состав  с 1954 года по настоящее время.
В  течение года на основании   книг учета расчетов по оплате труда  выдаю справки  о стаже и заработке. Много запросов о стаже  и заработной плате присылает районный Пенсионный фонд для назначения пенсий. На все запросы граждан и организаций стараюсь ответить сразу.
В такой момент приходит осознание того, что твоя работа приносит большую пользу человечеству.  Все, что мы отбираем, сдаем  в архив на постоянное хранение или храним у себя  в архиве хозяйства – это история для наших детей и внуков. Через определенное время они смогут узнать,  что росло на наших землях, какую культуру мы выращивали и конкретно на каком участке земли. Чем мы жили  и к чему стремились.
Одно могу сказать для начинающих — не бойтесь начинать работу с архивом организации. Это нелегкая работа, требует много времени, большой ответственности,  воспитывает  в нас усидчивость и безупречность.  Но это только поначалу все так непонятно и страшно.  Главное,  всё делать своевременно, не упускать  сроки  и не сидеть в должниках.
Всему можно научиться.
Моя мама часто говорила: «  даже если будешь работать для другого,  учиться будешь всегда  для себя».  Я помню ее слова и благодарна ей за то, что она воспитала меня ответственным человеком.
Всем работающим в  сфере архивного дела желаю   большого терпения и  трудолюбия.

Поргунёва Надежда Юрьевна

27.03.2017