Правда нашей истории – в архивах

10 марта 2019 года архивисты, историки, творческая интеллигенция  и все неравнодушные к истории граждане в очередной раз будут праздновать День архивов.
Не дождавшись учреждения праздника на уровне Правительства России, коллегия Федеральной архивной службы России, учитывая многочисленные пожелания коллективов архивных учреждений об установлении профессионального праздника Дня архивов, решением от 5 марта 2003 года учредила профессиональный праздник День архивов.
Наиболее подходящей датой для его установления является 10 марта. В этот день в 1720 году был опубликован подписанный Петром Великим «Генеральный регламент или Устав» – первый в России общегосударственный правовой акт, определивший основы организации централизованной системы архивного дела  в стране. Генеральный регламент предписывал центральным государственным учреждениям передавать документы в архивы, устанавливал обязательный учёт государственных бумаг и вводил государственную должность актуариуса, которому надлежало «письма прилежно собирать, оным реестры чинить, листы перемечивать…».
Усилиями лиц, ответственных за архивы организаций, добросовестно исполняющих свои обязанности,  осуществляется полноценное комплектование архивного отдела муниципального района Похвистневский документами организаций. Вот они  верные и добрые помощники нашего архивного отдела: Поргунёва Надежда Юрьевна (сельскохозяйственная артель «Дружба» села Ахрат), Бережкова Юлия Ивановна (сельскохозяйственная артель имени Пушкина села Красные Ключи), Ульдярова Ирина Ноевна (Администрация сельского поселения Малое Ибряйкино), Газизуллина Зайтуня Гаптельхаевна (Администрация сельского поселения Алькино), Таран Ольга Владимировна (Администрация сельского поселения Кротково), Сибирякова Светлана Александровна (Администрация сельского поселения Старопохвистнево),  Шелкаева Любовь Николаевна (Администрация сельского поселения Подбельск), Худяева Наталия Николаевна (Администрация сельского поселения Красные Ключи), Курина Наталья Викторовна (финансовое управление Администрации муниципального района Похвистневский), Чернушенко Ирина Андреевна (Мировой судья судебного участка № 150 Похвистневского судебного района Самарской области).

Хорошее нужно отмечать, но и  о недостатках нужно помнить.
И вот тут то и возникает вопрос: а во всех ли организациях, комплектующих архивный отдел муниципального района Похвистневский документами постоянного хранения, прилежно их собирают?
По состоянию на 1 марта 2019 года из 32 организаций – источников комплектования архивного отдела 15  имеют задолженность по упорядочению документов постоянного хранения и по личному составу, что является нарушением пункта 2 статьи 23 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». В соответствии с упомянутой статьёй, отбор, подготовка и передача в упорядоченном состоянии документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение является обязанностью органов местного самоуправления  и муниципальных организаций.
Основные причины задолженности по упорядочению документов – низкая исполнительская дисциплина лиц, ответственных за делопроизводство и архив организаций и пренебрежительное отношение руководителей ряда организаций к вопросам обеспечения сохранности документов постоянного хранения, обработки и передачи их в архивный отдел.
Работники архивного отдела в повседневной работе зачастую сталкиваются с отказом от сотрудничества с архивным отделом.
На хранение в архивный отдел документы постоянного хранения  и по личному составу должны поступать по описям, утверждённым экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) при управлении государственной архивной службы Самарской области. На практике дело обстоит так, что  в архивный отдел поступили  без описей документы не только постоянного хранения, но и по личному составу (при отсутствии правопреемника) 14 ликвидированных колхозов и совхозов.
Архивное дело тесно связано с организацией делопроизводства. Постановку делопроизводства в учреждениях, передающих свои документы в архив, курирует архивный  отдел. Если делопроизводство запущено, возникают трудности при отборе документов на хранение.
Конечно, в организации кто-то должен отвечать за делопроизводство и кто-то за архив. Это должно быть закреплено в должностных инструкциях. Ответственный за делопроизводство в организации должен ежегодно составлять номенклатуру дел, ответственный за архив составлять описи документов, отобранных на хранение. К сожалению, во многих организациях уровень постановки делопроизводства  очень низкий. Инструкция по делопроизводству отсутствует, номенклатура дел составляется от случая к случаю, или отсутствует совсем, отбор документов на хранение проводится нерегулярно.
Составить качественную нормальную номенклатуру  сложно, но возможно. Для образца имеются примерные номенклатуры дел. Разделы «Руководство», «Бухгалтерия» «Кадровое обеспечение» практически во всех организациях одинаковые.
Номенклатура дел – это простейший классификатор документов, позволяющий разложить их по первичным комплексам (делам) для быстрого поиска любого документа. Норма для того, чтобы найти документ – 5 минут. Не во многих организаций  сумеют так быстро разыскать у себя нужный документ.
Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный  в установленном порядке. Кроме того, номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет)  и учётным документом для дел временного хранения в архиве организации.
Номенклатура дел является официальным документом, она утверждается руководителем организации  и обязательна к исполнению всеми сотрудниками, имеющими дело с документами.
Нормативно-методическая база для обеспечения своевременного  и качественного отбора документов на хранение в организациях имеется довольно основательная: законы, правила, перечни, Положения об архиве и экспертной комиссии (ЭК) организации, номенклатуры дел, инструкции и методические разработки управления государственной архивной службы Самарской области, ГОСТы.
Архивный отдел проводит для лиц, ответственных за делопроизводство и архив организаций, обучающие семинары и показательный отбор документов  в пределах года, а также в пределах каждой структурной части организации.
Архив представляет собой не человека, который в нём работает и не помещение, а документы. Учреждения и лица, образующие документы, называются фондообразователем.
Архивный отдел проводит работу по приёму на постоянное хранение документов личного происхождения – образовавшиеся в процессе жизни и деятельности одного лица; одного и более поколений семьи, рода: очерки, воспоминания, дневники, рисунки (не художника), записные книжки, письма, дарственные надписи, переписка, материалы к автобиографии; материалы, собранные фондообразователем; статьи, воспоминания, некрологи, фотографии, в том числе членов семьи.
«Мы не знаем, потому что не спрашиваем»- говорят англичане. Необходимо записывать  исповеди о своей жизни тех, кто хочет и умеет вспоминать.
В результате инициативного документирования появляются документы устной истории района, села: история церквей, коллективизация, становление образования, установление судеб раскулаченных, репрессированных, наличие скота в подворьях, народные промыслы, народные умельцы, наличие многодетных семей, распространение редких имён, подготовка к войне с вермахтом; участие односельчан в войне (письма, фото, дневники участников войны), жизнь крестьян  после войны, семейные династии учителей, врачей; исторические строения, памятные места                      и культурная жизнь села; юбилейные даты, фиксация воспоминаний участников войны в Афганистане, чеченских событий.
Вся правда нашей истории – в архивах.
Владельцы документов личного происхождения трудно расстаются с ними,  но ведь в наше время при наличии множительной техники документы можно скопировать. Передать на хранение в архивный отдел можно и копии документов.
В год 90-летнего юбилея со дня образования Похвистневского района Администрации сельских поселений района ведут сбор документов по истории своих поселений. Хочется надеяться, что эти документы не исчезнут бесследно, а будут сформированы в дела и включены в фонды Администраций поселений. По вопросу инициативного документирования событий хочется отметить главного специалиста – ответственную за делопроизводство и архив Администрации сельского поселения Алькино Газизуллину Зайтуню Гаптельхаевну. После проведения каждого значимого мероприятия в сельском поселении, она формирует документы по данному мероприятию в дело и  отбирает его на постоянное хранение.
Хотелось бы обратить внимание руководителей организаций на состояние материально-технического обеспечения архивов организаций. Должны быть выделены помещения под архив. Архивы должны быть оснащены металлическими стеллажами. Количество документов, хранящихся в архивах организаций, из года  в год увеличивается, поэтому вопросам обеспечения сохранности документов постоянного хранения и по личному составу необходимо уделять первостепенное внимание. К примеру: документы постоянного хранения – похозяйственные книги, относящиеся к группе  спецдокументов, в архивах Администраций поселений будут храниться 100 лет, и только по истечении этого срока будут переданы  в архив. А основное отличие документов по личному составу, которые хранятся  в архивах организаций 75 лет (образованные по 2002 год включительно) и 50 лет (образованные с 2003 года), состоит в том, что их очень много и с каждым годом становится ещё больше.
Архивный отдел муниципального района Похвистневский поздравляет всех причастных к архивам с Днём архивов и желает Вам и дальше оставаться неравнодушными к истории своего родного края.
Встретим День архивов с позитивным настроем на то, чтобы наше стремительно изменяющееся время сохранилось в документальном наследии.

Полникова Н.А.- архивист 1 категории архивного отдела м.р.Похвистневский
Статья опубликована в газете «Вестник Похвистневского района» № 9 (39) от 9 марта

Вы можете пропустить чтение записи и оставить комментарий. Размещение ссылок запрещено.

Оставить комментарий

Вы должны быть авторизованы, чтобы разместить комментарий.